2012年10月29日月曜日

【領事館認証】海外へ提出する証明書への領事館認証・アポスティーユについて

外国人との婚姻、留学、外国での法人設立、外国の銀行口座の開設、外国との取引・・・などの必要書類によく求められる「領事館認証」や「アポスティーユ」。提出先から「領事館認証を受けて」とだけ言われたということも、よく聞きます。外国の制度のもとに求められる書類になるので、日本の制度に詳しい専門家に聞いてもわらないことがほとんどです。日本の制度には存在しない証明書を求められているかもしれません。

わかりにくい領事館認証・アポスティーユについて、ちょっとしたポイントをまとめてみました。外国向け文書認証代行オフィスの各ページと合わせてご参考になさってください。


証明書や認証の種類は、各国の制度によりさまざま

諸外国での手続き等でよく求められる証明書類に「出生証明書」や「婚姻証明書」などがありますが、日本には諸外国でいう「出生証明書」や「婚姻証明書」といった証明書はありません。

各国でどういった証明書が存在するかはその国の制度によりますので、「何を証明する書類が必要なのか」、「その証明書は日本の制度に存在するのか」を念頭において、提出先が求める書類を把握する必要があります。

海外の提出先から出生証明書(Birth Certificate)や婚姻証明書(Marriage Certificate)を求められた場合、出生・死亡、婚姻を証明するのであれば、戸籍謄本や(戸籍届出)受理証明書で代替して証明することができます。


提出先に「この書類は駐日領事館認証を受けて」といわれたら

日本で駐日各国の領事館認証を受ける場合、書類により、通らなければならないステップがあります。

  1. 公文書の場合
    書類の例:戸籍謄本、住民票、納税証明、婚姻要件具備証明書など
    (書類の取得)→外務省公印確認→領事館認証
  2. 登記官が発行した書類、登記に関する公文書の場合
    書類の例:登記事項証明書(商業・不動産)、法人印鑑証明書など
    (書類の取得)→法務局押印確認→外務省公印確認→領事館認証
  3. 公文書に訳文を付けた書類、私文書の場合
    書類の例:1・2の公文書に訳文を付けた書類、契約書、定款、委任状など
    (書類の取得)→公証人認証→法務局押印確認→外務省公印確認→領事館認証

書類を取得して、そのまま領事館へいっても認証してもらえないので、気を付けてください。


駐日領事館での手続きはさまざま。

各国の領事館が日本にありますが、どの領事館もその国の制度を元に運営されています。ですので、どこの国の領事館かによって、料金も手続きも認証方法も様々です。

なかには事前にアポイントが必要な領事館もありますし、手続きにかかる日数がその時々によってバラバラな領事館もあります。本人確認ができるものや委任状が必要ないところもあります。認証は午前中しか行っていないところや、午後だけというところもあります。

必ず事前に、ご自身で領事館に電話等で確認をとって下さい。


提出先に、「この書類はアポスティーユを受けて」といわれたら

アポスティーユでいい場合は、領事館で認証を受けるのではなく、外務省にてアポスティーユを受けることになります。

ハーグ条約加盟国へ提出する書類の場合には、原則このアポスティーユで足りるとされていますが、書類によってはアポスティーユでなく、領事館認証を受けるよう求められるものもあります。

「ハーグ条約加盟国だからアポスティーユでいい」ということではないので、アポスティーユを受けてという指示でないかぎり、提出先へ確認してみて下さい。

弊事務所では、領事館認証・アポスティーユを代行します。公証人認証から領事館認証までをワンストップで行うことも可能です。また、日本の公文書の英語への翻訳も承ります。外国向け文書認証代行オフィスのメールフォームよりお問い合わせください。

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